Performance Management: Beste praksis og eksempler (2023)

I økende grad forstår organisasjoner at deres styringssystem må bringes inn i det 21. århundre hvis de skal være konkurransedyktige i dagens marked.

Forskning viserat tidligere systemer, for eksempel årlige medarbeidersamtaler, er utdaterte og kan til og med bidra til å redusere ansattes engasjement og motivasjon. I lys av dette henvender flere selskaper seg til resultatstyring enn noen gang før.

Denne dynamiske og strategiske tilnærmingen til å utvikle forbedret ytelse hos ansatte vinner terreng i store og små selskaper, inkludert mange Fortune 500 og bransjeledende organisasjoner.

Oppdage:

• Hva er resultatstyring?
• Hvorfor er resultatstyring viktig?
  • Viktigheten av resultatstyring
  • Formålet og målene for resultatstyring
  • Fordelene med resultatstyring
• 15 Beste praksis for ledelse av ansattes ytelse
• 5 Eksempler fra den virkelige verden på resultatstyring
• Hva er forskjellen mellom resultatstyring og resultatvurderinger?

Hva er resultatstyring?

Resultatstyringer en strategisk tilnærming for å skape og opprettholde forbedret ytelse hos ansatte, noe som fører til en økning i effektiviteten til bedrifter.

Ved å fokusere på utvikling av medarbeidere og justering av bedriftens mål med team- og individuelle mål, kan ledere skape et arbeidsmiljø som gjør at både ansatte og bedrifter kan trives.

Basert på definisjonen av ytelsesstyring bygges et system i en organisasjon for å måle og forbedre ytelsen til menneskene i den organisasjonen.

I praksis betyr resultatstyring at ledelsen konsekvent jobber med å utvikle sine ansatte, etablere klare mål og gi konsistente tilbakemeldinger gjennom året.

I motsetning til andre systemer for å vurdere ansattes ytelse, for eksempel årligresultatvurderinger, er ansattes ytelsesledelse en mye mer dynamisk og involvert prosess med bedre resultater.

For personalavdelingen er resultatstyring et viktig system forombordstigning, utvikle og beholde ansatte, samt gjennomgå deres prestasjoner.

Det er i økende grad forstått at et årlig ytelsesvurderingssystem ikke effektivt engasjerer ansatte, mislykkes i å konsekvent sette og oppfylle selskapets mål, og ikke resulterer i en sterk forståelse av ansattes ytelse.

Hvorfor er resultatstyring viktig?

I enhver organisasjon, uansett størrelse, er det viktig å forstå hva de ansatte gjør, hvordan de gjør det og hvorfor de gjør det.

Uten et system på plass for å definere roller, forstå individuelle styrker og svakheter,gi konstruktive tilbakemeldinger, utløser intervensjoner og belønner positiv atferd, er det mye vanskeligere for ledere å effektivt lede sine ansatte.

Smarte organisasjoner kobler sin resultatstyring med eninsentivstyringprosess. De to systemene har mye til felles, fra å definere roller og sette mål til å vurdere og belønne ansattes atferd, og gjør seg som sådan veldig bra når de kjøres samtidig. Å bruke insentivstyring betyr også at det viktige "belønningstrinnet" for resultatstyring gjøres riktig.

Viktigheten av resultatstyring

Talentledelse er en viktig del av enhver organisasjon. Tre av hovedproblemene som organisasjoner står overfor er:

• holde ansatte engasjert
• beholde talentet
• utvikle ledere innenfra

Dette er problemene som resultatstyring retter seg veldig effektivt mot.

1. Holde ansatte engasjert

Engasjement av ansatte er et fokus for enhver ledergruppe. I et årlig vurderingssystem ville målene bli gitt i begynnelsen av året og deretter revidert 12 måneder senere for å se om de var nådd. Denne lange tiden uten tilbakemelding eller innsjekking er en nesten sikker engasjementsmorder.

Faktisk vil 94 % av de ansatte foretrekke at lederen deres gir dem tilbakemelding og utviklingsmuligheter i sanntid, og 81 % foretrekker minst kvartalsvise innsjekkinger med lederen, ifølgeGrowth Divide Study.

Studier viser at ansatte gjør det best med tilbakemeldinger på månedlig eller kvartalsvis basis, med regelmessige innsjekkinger som fungerer som en sone for å løse problemer, justere mål etter behov og for å fornye fokuset på målet. Faktisk er det nesten 50 % større sannsynlighet for at bedrifter der ansatte møtes for å vurdere mål kvartalsvis eller oftere har over gjennomsnittet økonomisk ytelse.

Når de ble undersøkt, hadde ansatte noen negative følelser om et årlig vurderingssystem:

• 62 % av de ansatte føler at deres resultatgjennomgang var ufullstendig
• 48 % følte seg ikke komfortable med å ta opp problemer med lederen sin mellom prestasjonsvurderinger
• 61 % føler at prosessen er utdatert
• 74 % føler at de ville vært mer effektive med hyppigere tilbakemeldinger
• 68 % av lederne lærer ikke om ansattes bekymringer før resultatgjennomgangen

Alt dette legger opp til mange tapte muligheter til å løse problemer og øke ansattes ytelse og engasjement.

Somansattes engasjementstiger, viser ni nøkkelindikatorer vellykkede resultater. Fravær, turnover, svinn, sikkerhetshendelser, pasientsikkerhetshendelser og kvalitetsfeil reduseres med minst 25 %, og ofte mer, over hele linjen. Kundeopplevelse, produktivitet og lønnsomhet viser alle positive resultater.

Denne studien, avGallup, ble utført på tvers av et bredt spekter av bransjer, og viser at ansattes engasjement er en kritisk faktor, uansett bransje.

2. Beholde talent

Ansatte som har hyppige møter med ledelsen for å diskutere ytelse, løse problemer og motta opplæring, er mer sannsynlig å bli i selskapet.

Hvis ansatte ser at ledergruppen deres legger ned arbeidet med å utvikle dem profesjonelt, hjelpe dem med å lykkes med sine mål og belønne prestasjoner på en konsistent basis, blir de mer incentivert til både å bli i selskapet og jobbe hardere.

3. Utvikle ledere innenfra

Denne konsekvente utviklingen og partnerskapet mellom ledere og ansatte gir mulighet for utvikling av ledere innenfra selskapet.

Rekrutteringskostnadene kan være ekstremt høye, det samme er kostnader for onboarding og opplæring av nye medarbeidere. Å kunne stelle ledere innenfra selskapet betyr at det allerede er en bevist kultur som passer med denne personen og at opplæringskostnader og ressurser brukt på å utvikle denne personen til en ressurs ikke går tapt.

Denne lederveien fungerer også som en motiverende kraft for ansatte, som kan se at deres harde arbeid vil bli belønnet med forfremmelser og andre fordeler.

Resultatstyring skaper også et behov for at ledelsen konsekvent fokuserer på selskapets mål og mål, og vurderer hvordan de best kan nås. Denne kontinuerlige gjennomgangen av mål betyr at det er mer sannsynlig at de forblir relevante, ettersom målene vil bli justert i lys av ny teknologi, endringer i markedet eller andre faktorer gjennom året.

I følgeForbes, 'bedrifter som setter resultatmål kvartalsvis genererer 31 % større avkastning fra ytelsesprosessen enn de som gjør det årlig, og de som gjør det månedlig, får enda bedre resultater.'

Formålet og målene for resultatstyring

Formålet med resultatstyring er å gi både ledere og ansatte et tydelig og konsistent system å jobbe innenfor som igjen vil føre til økt produktivitet.

• Dette systemet viser ansatte veien til suksess, gir mulighet for måling av ytelse kombinert med tilbakemelding og tilbyr opplærings- og utviklingsmuligheter.
• Ytelsesstyring lar ledelsen forstå hva de ansatte gjør og spore fremgang på selskapets mål samtidig som de gir konsekvente tilbakemeldinger.

Det er fem hovedmål for resultatstyring:

1. Utvikle klare rolledefinisjoner, forventninger og mål
2. Øk ansattes engasjement
3. Utvikle lederskap og coaching ferdigheter
4. Øk produktiviteten gjennom forbedret ytelse
5. Utvikle et ytelsesbelønningsprogram som stimulerer til prestasjoner

Disse resultatstyringsmålene viser en klar vei fra utvikling av mål til belønning av økt prestasjon. Hvis ett av disse målene for resultatstyring ikke blir gjort godt, vil de andre lide som et resultat.

Fordelene med resultatstyring

Resultatstyring har en rekke fordeler for ansatte og ledere, så vel som for selskapet som helhet. Hvis en bedrift lykkes med å skape et miljø med engasjement der kundene er like engasjert av ansatte i frontlinjen, er resultatet enda bedre.

Når organisasjoner lykkes med å engasjere sine kunder og deres ansatte, opplever de en240 % økning i resultatrelaterte forretningsresultatersammenlignet med en organisasjon med verken engasjerte ansatte eller engasjerte kunder.
–Gallup

1. Å ha veldefinerte roller og prestasjonsstandarder gjør ansettelse til en enklere prosess, da kandidater vet hva som forventes av dem, og HR kan lettere forstå om en kandidat passer for rollen.
2. Disse veldefinerte rollene og standardene gjør opplæring enklere, ettersom trenere vet nøyaktig hvilke områder som må dekkes, og hvilken informasjon som er uvesentlig.
3. Konsekvent utvikling og revisitering av mål sikrer at organisasjonen enkelt følger med i skiftende markedskrefter, og reagerer raskt som helhet, uavhengig av størrelsen på organisasjonen.
4. Tydelige forventninger og roller setter ansatte opp for å nå mål fra starten, og gir et springbrett til suksess.
5. Ansatte som føler at bedriften deres er investert i deres suksess, blir hos bedriftene sine, noe som øker medarbeidernes oppbevaring.
6. Konsekvente tilbakemeldinger og coaching fra ledere fører direkte til økt engasjement fra ansatte mens utvikling av evnen til å gi god coaching og tilbakemelding fører til dyktigere ledere.
7. Etter hvert som ansatte blir dyktigere, kan de bevege seg opp gjennom selskapet og skape en lederpipeline.
8. Produktiviteten vil øke takket være økt engasjement, tydelige mål og kompetanseheving av ansatte.
9. Ansatte forblir insentivert til å prestere langsiktig, ettersom de blir belønnet for sitt harde arbeid.

15 Beste praksis for ledelse av ansattes ytelse

Selv om ytelsesstyring kan høres villedende enkelt ut, med bare fire trinn som skissert ovenfor, er selve prosessen veldig komplisert. Det er derfor vi har satt sammen denne listen over beste praksis for resultatstyring.

Tenk på det som det essensielle i ytelsesstyring – disse vil bidra til å sikre at ytelsesstyringssystemet for ansatte fungerer slik det skal.

1. Identifiser målene for dine resultatstyringsinitiativer

Når du lager ytelsesstyringsprogrammet ditt, må du forstå hva du ønsker å oppnå.

Å stille følgende spørsmål kan hjelpe deg:

• Er økt produktivitet en prioritet?
• Ønsker din organisasjon å identifisere ledere innenfra og utvikle dem?
• Ønsker du å effektivisere kompensasjonsprosessen?
• Ønsker du å forbedre ansattes oppbevaring eller engasjement?

Hvis du vet hva du vil at programmet skal gjøre, vil det være lettere å bygge det for å oppnå det målet.

2. Definer og beskriv hver rolle

Vi nevnte dette ovenfor, men det tåler å gjentas. Det er mye vanskeligere for en ansatt å lykkes hvis de ikke vet nøyaktig hva som forventes av dem, hvordan de skal gjøre det og hvordan sluttresultatet skal se ut.

3. Sett sammen mål med en resultatplan

Når du setter deg mål, lag en ytelsesplan for å følge med. Årelange mål mislykkes ofte, da de er for store og ansatte kan bli overveldet før de starter. En ytelsesplan hjelper dem med å visualisere veien, noe som gjør det mye mer sannsynlig at de når målet sitt.

4. Overvåk fremgang mot resultatmål

Gjennomgå nøkkelområder for ytelse. Bruk beregninger og analyser til din fordel, spor hvordan målene utvikler seg for å sikre at intervensjoner kan skje tidlig, om nødvendig.

5. Coaching bør være hyppig

Poenget med coaching er å hjelpe til med å identifisere og løse problemer før de blir for store. Hvis det ikke er hyppig, vil det ikke hjelpe i det hele tatt. Månedlige eller kvartalsvise møter bør holdes for å holde ansatte på rett spor.

6. Bruk retningslinjer til din fordel

Det bør lages retningslinjer for hver rolle som en del av den første fasen av resultatstyringssyklusen. Disse retningslinjene eller retningslinjene bør angi spesifikke områder for, eller begrensninger på, muligheter, søk og eksperimentering. Ansatte gjør jobben sin bedre når de har solide retningslinjer å følge.

7. Bygg en prestasjonstilpasset kultur

Sørg for at arbeidsplassen din har felles verdier og kulturell tilpasning. En følelse av felles verdier, tro og forventninger blant ansatte skaper en mer harmonisk og trivelig arbeidsplass. Ansatte bør være forpliktet til verdiene og målene som er skissert, og eksemplifisert av toppledelsen.

8. Organisere tverrfunksjonelle workshops

Dette hjelper ansatte – og ledere – til å forstå hva andre avdelinger gjør, hvordan de tenker og hva deres styrker og svakheter er. De kan oppdage noe nytt og finne nye forbindelser, som kan hjelpe dem i fremtidig arbeid.

9. Ledelsen bør gi handlingsrettede tilbakemeldinger

Under disse coachingmøtene kan det oppstå spenninger dersom tilbakemeldingene ikke gis på en konstruktiv og handlingsdyktig måte. Det er ikke veldig viktig å se bakover og peke fingre, snarere bør ledelsen veilede ansatte mot fremtidig suksess.

10. Hold det profesjonelt, ikke personlig

Å gi mindre enn fantastisk tilbakemelding er vanskelig for både ledere og ansatte, det er en av grunnene til at resultatvurderinger har en tendens til å være en minst likt oppgave. Ledere bør sørge for å holde tilbakemeldingene profesjonelle og huske å fokusere på atferd, snarere enn egenskaper.

For eksempel, å påpeke at David regelmessig leverte inn viktige rapporter sent, er tilbakemelding om en oppførsel. Å si at David er lat, og at det er grunnen til at rapportene ofte kom for sent, er tilbakemelding om en egenskap. En av disse kan hjelpe en ansatt å eie sin rolle i et prosjekts suksess (eller mangel på sådan), og den andre vil gjøre dem defensive umiddelbart.

11. Det er ikke bare ansatte som trenger opplæring

Ledelsen bør også trenes. Å coache og gi gode tilbakemeldinger er ikke enkle jobber, og det er derfor det er så mange spesialtrenere der ute. For at ledere skal kunne lede godt, bør de få opplæring i disse ferdighetssettene.

12. Dra nytte av tilbakemeldinger fra flere kilder

Be ansatte skrive tilbakemeldinger til hverandre. Dette vil gi ledelsen et mer helhetlig syn på ansattes prestasjoner, forstå utfordringene som teamene står overfor, og bedre kunne gi tilbakemeldinger.

13. Ikke stol bare på anmeldelser

Selv om gjennomgangsprosessen er viktig, er den bare én del av systemet som helhet. Planlegging, coaching og belønning av ansatte er like viktige deler av systemet.

14. Problemer er ikke alltid medarbeiderbaserte

Det kan være lett å anta at problemer alltid er forårsaket av ansatte, men det er rett og slett ikke tilfelle. Problemer kan oppstå fra eksterne faktorer som tilgjengelighet av forsyninger, interne prosesser som forårsaker problemer, eller organisasjonspolitikk. Finn kilden til problemene så nøyaktig du kan for å fikse dem.

15. Anerkjenne og belønn prestasjoner offentlig og ofte

Ledelsen kan ikke forvente at ansatte holder seg motiverte hvis de aldri blir belønnet, men mange bedrifter overser dette viktige trinnet. Sørg for at ansatte blir kompensert og anerkjent for deres harde arbeid, og de vil fortsette å levere for organisasjonen din.

5 Eksempler fra den virkelige verden på resultatstyring

Selvfølgelig er det én ting å forstå teorien om hva resultatstyring er, men det er en annen ting å bruke den i et ekte selskap. La oss ta en titt på noen virkelige eksempler på ytelsesstyringsprosessen i aksjon:

Det er ingen overraskelse detGooglevil dukke opp på en liste over selskaper som bruker et nyere, innovativt styringssystem. Dette selskapet har alltid vært en trendsetter, og deres resultatstyringsprosess er en som er avhengig av data og analyser, samt sørger for at lederne deres er godt trent.

Da Google vurderte deres ytelsesstyringssystem, lanserte Google et prosjekt dedikert til å vurdere deres ledere, noe som har ført til en grundig opplæring og fremtidig utviklingsprosess som gjør ledere, og dermed ansatte, klar for suksess.

De bruker også et system for å sette mål som har fanget opp på tvers av flere bransjer. Ved å bruke deres mål og nøkkelresultater (OKRs)-systemet, omformer de målsettingsprosessen, med flotte resultater.

En annen teknologisk trendsetter,Facebookhar en resultatstyringsprosess som legger stor vekt på peer-to-peer tilbakemeldinger. I halvårlige gjennomganger kan de bruke tilbakemeldingene til å se hvor godt teamene presterer og forstå hvor samarbeidet skjer – og hvor det ikke er det. De har også utviklet en intern programvare for å gi kontinuerlig tilbakemelding i sanntid. Dette hjelper ansatte med å løse problemer før de blir problemer.

Cargiller en Minnesota-basert matprodusent og distributør med over 150 000 ansatte og tjener til å demonstrere at selv store selskaper kan droppe uhåndterlige resultatvurderinger og sette i gang et nytt system. Etter å ha fulgt den siste forskningen om ledelsens misnøye med utdatert ytelsesstyringsprosess, opprettet Cargill deres «Everyday Performance Management»-system. Systemet er designet for å være kontinuerlig, sentrert rundt et positivt ansatt-leder-forhold, med daglig aktivitet og tilbakemeldinger innlemmet i samtaler som løser problemer i stedet for å gjenoppta tidligere handlinger.

Everyday Performance Management-systemet hadde overveldende positive resultater, med 69 % av de ansatte som oppga at de fikk tilbakemeldinger som var nyttige for deres faglige utvikling, og 70 % rapporterte at de følte seg verdsatt som et resultat av de kontinuerlige prestasjonsdiskusjonene med sin leder.

Adobe regnet ut at ledere brukte rundt 80 000 timer i året på ytelsesvurderinger, bare for å få ansatte til å rapportere at de forlot disse anmeldelsene demoraliserte og at omsetningen økte som et resultat.

Da Adobes ledergruppe så et system som bare ga negative resultater, tok Adobes lederteam et dristig sprang inn i et ytelsesstyringssystem som begynte med å lære ledere hvordan de kan utføre hyppigere innsjekkinger og tilby praktisk veiledning, deretter ga selskapet ledere det spillerom de trengte for å lede effektivt. .

Ledelsen fikk mye mer frihet i hvordan de strukturerte innsjekkinger og medarbeidergjennomganger, samt mer skjønn i lønn og forfremmelser. Ansatte blir ofte kontaktet for «pulsundersøkelser» – en måte for ledergruppen å sørge for at individuelle ledere leder teamene sine godt. Et av de mange positive resultatene av dette har vært en30 % kuttet ufrivillig omsetningpå grunn av et hyppig innsjekkingsprogram.

Accentureer et enormt selskap – over 330 000 mennesker, så å endre systemene deres betyr en enorm innsats. Da de byttet til sitt nye system, ble de kvitt omtrent 90 % av den forrige prosessen. Nå bruker de en mer flytende resultatstyringsprosess der ansatte får løpende, rettidig tilbakemelding fra ledelsen. Dette har blitt parret med et fornyet fokus på umiddelbarmedarbeiderutviklingog en intern app for å kommunisere tilbakemeldinger.

Det er røde tråder i alle disse eksemplene. Hvert selskap har bygget et system som fungerer for dem, i stedet for å følge en tilnærming som passer alle. Hva som fungerer for ett selskap fungerer kanskje ikke for et annet – det avhenger av bransjen, hastigheten og fleksibiliteten til selskapet, og det overordnede målet for selve systemet.

Hva er forskjellen mellom resultatstyring og resultatvurderinger?

Med lignende navn og formål som noen ganger stemmer overens, er det ingen overraskelse at noen mennesker synes det er vanskelig å se forskjellen mellom resultatstyring og resultatvurderinger.

Faktisk,medarbeidersamtaler er ofte en del av resultatstyringsprosessen, selv om noen selskaper fortsatt er avhengige av resultatvurderinger alene.

En enkel måte å forstå forskjellen mellom de to er at resultatvurderinger er reaktive, og resultatstyring er proaktiv.

En prestasjonsvurdering ser på alle tidligere handlinger til den ansatte innen en bestemt tidsperiode, og vurderer hvor godt de presterte i rollen sin og hvor mange mål de nådde.

Prestasjonsledelse ser på nåtiden og fremtiden til den ansatte, og hva som kan gjøres for å hjelpe fremtidige prestasjoner og møte fremtidige mål. Prestasjonsledelse er fokusert på utvikling og opplæring av en medarbeider, og hvordan det kan komme både den ansatte og bedriften til gode.

En medarbeidersamtaler er en formell, operasjonell oppgave, utført i henhold til rigide parametere og på en kvantitativ måte. HR leder medarbeidersamtaler, med innspill fra ledelsen. Resultatstyring er mye mer uformell og strategisk, ledet av ledelsen med innspill fra de ansatte på en mer fleksibel måte.