Hvordan lage en ytelsesforbedringsplan (PIP) (2023)

En ytelsesforbedringsplan, eller PIP, er et skriftlig dokument som identifiserer hvordan en ansatt ikke lever opp til forventningene og hva som må gjøres for å forbedre (og forbli ansatt). PIP kan referere til jobbspesifikke ferdigheter som er substandard eller "myke ferdigheter", som lederskap og profesjonalitet, der den ansatte kommer til kort. I tillegg kan en ytelsesforbedringsplan også brukes hvis den ansatte presterer godt, men ønsker å avansere til en ny stilling.

Den ansattes veileder utarbeider vanligvis ytelsesforbedringsplanen og sender den til HR. Den bør inkludere en spesifikk frist for å oppfylle forventningene som er oppført i PIP og konsekvenser eller neste trinn hvis den ansatte ikke oppfyller standardene.

Fremmer en positiv bedriftskultur

Ansatte trives når de kjenner deres forventninger og blir holdt ansvarlige for deres prestasjoner. Prestasjonsforbedringsplaner kan forsterke en positiv bedriftskultur, der ansatte vet at de vil få støtte hvis de sliter eller trenger mer veiledning for å komme videre i karrieren.

Dessuten, ved å fokusere på det positive - hva som skal til for å forbedre - i stedet for å kritisere det negative, kan en PIP lindre følelsen av defensivitet.

Hjelper ansatte til å føle seg ivaretatt

Når ledere tar seg tid til å utarbeide en PIP og skissere de spesifikke områdene for forbedring eller fremskritt, føler ansatte seg ivaretatt og støttet. I tillegg viser PIP ansatte at ledere er villige til å ta den tiden som er nødvendig for å gi direkte tilbakemeldinger og veiledning i stedet for å overlate til de ansatte å trekke sine egne konklusjoner.

Sparer tid og ressurser

Det tar mye tid og penger å gå gjennom ansettelsesprosessen og onboarding av en ny medarbeider. Av denne grunn kan arbeidsgivere ønske å tilby ansatte med dårlige resultater en sjanse til å forbedre ytelsen i stedet for å si opp dem. Dette kan spesielt gjelde hvis den ansatte har sterke «myke ferdigheter» – som vennlighet, tålmodighet og en god holdning – men trenger hjelp med spesifikke arbeidsrelaterte ferdigheter, som å lære å bruke ny teknologi.

PIP-er bør inkludere samtaler, og disse samtalene kan være vanskelige

Det er ikke nok å skrive ytelsesforbedringsplanen og gi den til den ansatte. Ledere bør diskutere PIP med den ansatte, svare på spørsmål og ta opp eventuelle bekymringer. Dessverre er PIP-samtaler ofte kompliserte, og selv når PIP-er har en positiv tone (som de burde, så mye som mulig), kan det være vanskelig å gi og motta tilbakemeldinger.

Ytelsesforbedringsplaner kan være tidkrevende

Det tar lederen tid å lage PIP og diskutere det med den ansatte, og oppfølgingsevalueringene og diskusjonene tar også tid.

PIP kan bli feiltolket

Selv om lederen tydelig forklarer årsakene til ytelsesforbedringsplanen – enten det er fordi den ansatte sliter eller ønsker å komme videre – er det enrisiko for at den ansatte vil feiltolke PIPsom et tegn på at oppsigelse er i horisonten.

Prosessen med å lage en ytelsesforbedringsplan trenger ikke å være komplisert. Kort sagt, start med først å finne ut om en PIP er den beste handlingen for din ansatte og virksomhet. I så fall, lag en plan og møt den ansatte for å dele planen, før du deretter gir den ansatte tid før de får tilgang til forbedringen deres over en bestemt tidsperiode, vanligvis hvor som helstfra 30 til 120 dager, avhengig av rollen.

Slik lager du en ytelsesforbedringsplan (PIP) i fem trinn:

1. Finn ut om en PIP er passende

PIP-er passer for enhver situasjon. Hvis for eksempel en ansatt skaper et giftig arbeidsmiljø og påvirker andre ansatte negativt, kan oppsigelse være nødvendig. På den annen side, hvis en ansatts utfordringer er relativt små, kan en uformell samtale være mer hensiktsmessig.

2. Kom opp med en plan

Før du lager en ytelsesforbedringsplan, bør en leder utvikle en plan. Hva ville avellykket ytelseforbedringsplan inkludere? Hvordan ville suksess for den ansatte se ut? Hvordan vil den ansatte tolke og svare på ytelsesforbedringsplanen? Lederen bør vurdere disse spørsmålene, finne ut om selskapet har brukt PIP-er tidligere og utarbeide en implementeringsplan.

Når lederen har en plan, bør PIP diskuteres med selskapets HR-avdeling, hvis det er en. HR-avdelingen kan ha eksempler på PIP-er som leder kan bruke som mal og kan veilede leder i PIP-oppretting og implementering. HR-avdelingen vil også vedlikeholde kopier av PIP og spore den ansattes fremgang (eller mangel på sådan).

3. Møt den aktuelle ansatte

En vellykket PIP inkluderer en diskusjon mellom leder og ansatt (og noen ganger en HR-representant). Uten en samtale kan en ansatt lett feiltolke en ytelsesforbedringsplan eller gjøre feilantakelser om PIP. Ved å ha en samtale med medarbeideren kan lederen gi kontekst for forbedringene som er skissert og svare på spørsmål den ansatte måtte ha.

4. Overvåk ansattes fremgang

En ytelsesforbedringsplan er bare så god som dens ansvarlighet. Hvis forbedringene og konsekvensene av planen ikke følges, beseirer den formålet med PIP og forteller ansatte at de ikke trenger å ta PIP-er på alvor.

Vanligvis overvåkes ytelsesforbedringsplaner og har milepæler etter 30, 60 og 90 dager. Hvor mye tid som gis er generelt i forhold til rollen, og det bør gi en realistisk mengde tid for den ansatte til å forbedre seg. Bedrifter er generelt ute etter å se en forbedring med 90 til 120 dager, ellers er det usannsynlig at ytelsen forbedres.

5. Få tilgang til din ansatte

Hvis den ansatte ikke oppfyller kriteriene som er oppført i PIP, må lederen bestemme seg for neste trinn. Ideelt sett inkluderer PIP en rekke konsekvenser, så det er en viss grad av fleksibilitet. Likevel, til syvende og sist, vil lederen – kanskje i forbindelse med HR – måtte avgjøre om det er verdt tiden og innsatsen for å fortsette å jobbe med den ansatte.